1. Fehlende Nachweisführung mit Revisionsverlauf (§ 6 GefStoffV):Die Informationsermittlung fordert eine lückenlose Historie. Excel ist statisch: Überschreiben Sie eine Zeile aufgrund eines neuen Sicherheitsdatenblattes , vernichten Sie den historischen Beweis. Kommt es Jahre später zu einer Berufskrankheit, können Sie nicht mehr nachvollziehbar belegen, mit welchem Datenstand (und welchen H-/P-Sätzen) der Mitarbeiter zum damaligen Zeitpunkt gearbeitet hat.
2. Die stille Gefahr der CLP-Frist (Mai 2026):Wenn die Übergangsfrist für chemische Gemische abläuft, ändern sich unzählige Einstufungen (z.B. für endokrine Disruptoren). In Excel bedeutet das: Sie müssen Hunderte Zeilen manuell prüfen und abtippen. Das ist nicht nur extrem fehleranfällig, Excel schlägt auch keinen Alarm, wenn Einträge veralten. Sie wiegen sich in Sicherheit, während Ihre Dokumentation längst rechtswidrig ist.
3. Blockierte Kausalketten (TRGS 400 & § 14 GefStoffV):Eine Liste ist keine Gefährdungsbeurteilung. Wenn sich ein Sicherheitsdatenblatt ändert, muss zwingend die Gefährdungsbeurteilung angepasst und die Belegschaft neu unterwiesen werden. Manuelle Tabellen triggern diese Prozesse nicht. Die Dokumente laufen asynchron – der Mitarbeiter am Band arbeitet nach alten Schutzmaßnahmen, während im Büro bereits das neue Sicherheitsdatenblatt liegt.
4. Blindflug bei der Zusammenlagerung (TRGS 510):Excel warnt Sie nicht, wenn Sie in Zeile 10 eine Säure und in Zeile 45 eine Lauge demselben Regal zuordnen. Ein übersehener Konflikt in den Lagerklassen wird erst dann sichtbar, wenn der Auditor in der Tür steht oder – im Worst Case – die Feuerwehr anrückt.